Научитесь с легкостью избавляться от писем. Отпишитесь от новостей, которые вы не читаете. Пусть удаление писем станет для вас обычным делом. Вечером взгляните на сообщения, которые приходили в течение дня, и решите, какие из них вы прочитаете, а какие собираетесь «оставить на десерт». Также взгляните на те, что вы сохранили за последние несколько дней, и удалите то, что можете. Нужно, чтобы это вошло в привычку, и почта не была забита старыми сообщениями. Обратите внимание, насколько свободным вы себя почувствуете, удаляя сообщения. Эффект от наличия огромного количества электронных писем, когда вы не представляете, что в них содержится, – такой же, как от кучи неоткрытых обычных писем: вы нервничаете.
Полупустой почтовый ящик так же хорош, как и пустой письменный стол.
Оставить на «десерт» или на потом – это методика, использующаяся для писем, на которые вы не можете ответить сразу. Например, сообщения, для ответа на которые вам требуется немного времени или которые несут значительную эмоциональную нагрузку. Позже вам будет легче найти правильный ответ или подходящий тон.
Такие сообщения могут оставаться в почте. Вы расправитесь с ними так же, как и с «грызущими крысами» – вникните в них позже. Время сделает все остальное: вы внезапно поймете, что хотите сказать или сделать, и ответите на сообщение. Поэтому ваша почта не должна быть абсолютно пустой. Почти. Оставьте только те сообщения, на которые вы хотите ответить чуть позже, или те, которые должны сначала остаться на «десерт». Старайтесь, чтобы эта группа сообщений была как можно меньше, и дайте ей какое-нибудь обозначение, флажок или звездочку, в зависимости от почтовой программы.
Когда дело касается электронных писем, лучше всего создавать папки для их хранения. Вы сохраняете сообщения в определенные папки, что позднее позволит с легкостью найти нужное письмо.
Я предлагаю базовую файловую систему, которую вы можете использовать в качестве образца. Займитесь созданием собственной системы. Не нужно делать это прямо сейчас. Позже вы измените названия разных папок, чтобы лучше понимать, где что находится.
Начните с создания нескольких главных папок и пронумеруйте их. Ваша почтовая программа автоматически отсортирует их согласно номеру.
Например:
1. Ваше место работы или компания.
2. Папка с вашим собственным именем. Это может быть семейная или личная папка.
3. Организация или объединение, к которому вы относитесь.
Создайте подпапки в каждой главной папке и также их пронумеруйте.
Для человека, занимающегося индивидуальной трудовой деятельностью, главная папка может выглядеть следующим образом:
1.1. Клиенты
1.1. Компании
1.2. Частные лица
1.2. Поставщики
1.3. Реклама и маркетинг