Книги
Прокрастинация: Первая помощь
Чтобы избежать «близорукости», можно разбивать долгосрочную цель на несколько краткосрочных целей – конкретных и обозримых. Приведем в качестве примера цели строительство дома. Она включает более «мелкие» цели: запросить разрешение на строительство, залить фундамент, сложить стены, возвести крышу, произвести внутреннюю отделку и так далее. Как вы видите, все задачи следуют друг за другом в логическом порядке: каждая последующая предполагает, что предыдущая уже выполнена.
Таким образом, долгосрочный план был поделен на ряд этапов. Но план не будет полным, если для задач в списке не обозначены временные рамки. Примерную продолжительность и крайний срок необходимо установить отдельно для каждого пункта.
Получается, что план достижения долгосрочной цели – это логическая цепочка задач с дедлайном для каждой из них. Неужели другие люди всегда выполняют эти задачи в срок? Конечно же, нет! Невозможно предугадать, что может пойти не так и как долго вы будете ликвидировать возникшие сложности. Поэтому план надо периодически пересматривать, возможно, добавляя или изменяя отдельные пункты и корректируя дедлайны. Планирование – циклический процесс: вы прикидываете, сколько времени вам требуется на выполнение намеченных действий, выполняете их, регулярно сверяетесь с планом и при необходимости заново просчитываете, сколько времени вам понадобится.
Давайте представим, что вы разбили какой-то долгосрочный рабочий проект на этапы. Мало того, вы даже обозначили для каждого этапа дедлайн. Что дальше?
Рассмотрим еще один пример. Предположим, на вас возложена задача написать отчет о некоем научном исследовании (оно уже проведено, и вам предоставили все необходимые материалы). Вы намереваетесь написать отчет за один месяц и уже определились с этапами. В первую неделю вы собираетесь изучить документы, чтобы вникнуть в предмет, и описать методику эксперимента. На второй неделе вы хотите систематизировать полученные в ходе исследования данные. На третьей – планируете интерпретировать результаты и написать выводы; возможно, у вас еще останется время на содержательное заключение. На последней неделе вы рассчитываете написать введение и исправить огрехи либо заняться тем, что требует дополнительной проработки.
Чтобы по возможности увеличить шансы приступить к отчету вовремя, следует разбить работу, которую вы должны закончить на первой неделе, на максимально конкретные задачи. Вам может помочь принцип SMART. Формула SMART включает такие компоненты, как Specific («конкретность»), Measureable («измеримость»), Attainable («достижимость»), Relevant («актуальность»), Time-bound («ограниченность во времени»). Планируя по принципу SMART, вы поддерживаете на должном уровне мотивацию достижения цели, а также лучше управляете своим вниманием. Ниже мы вкратце опишем составляющие SMART.
Чем конкретнее вы представляете то, чем собираетесь заниматься, тем больше вероятность, что вы приметесь за работу. Вернемся к нашему примеру. Вы пообещали самому себе, что первым делом соберете воедино все материалы для написания отчета. У вас на столе лежит груда документов. Вам надо все их просмотреть и решить, что вы будете использовать, а что нет.
В первую очередь вы сами должны почувствовать, когда работа сделана. В этот момент можно будет расслабиться: что закончено, то закончено. В примере с отчетом ваша задача будет выполнена, когда вы переберете всю груду документов, касающихся исследования: проанализируете их и разложите в три стопки, чтобы затем легко находить нужную информацию.
Что бы вы ни запланировали, это должно быть реальным, в том числе в заданном временном промежутке. Если ставить перед собой заведомо непосильные задачи, вряд ли вы вообще приступите к их выполнению. Написать отчет за три дня – амбициозный, но едва ли осуществимый план. Скорее всего, по прошествии первого дня вы так ничего и не сделаете. Кстати говоря, слишком легкие цели тоже не стимулируют. Уметь ставить перед собой трудные и при этом достижимые цели – настоящее искусство.
Планы, которых вы придерживаетесь, должны быть для вас приемлемы. Даже если задание вам дает кто-то другой, необходимо, чтобы вы понимали всю его важность и старались выполнить его.
Ваши планы должны быть ограничены четкими временными рамками. К примеру, вы формулируете для себя задачу просмотреть документы и разложить их в три стопки, причем закончить работу сегодня до 18:00. Советуем вам планировать промежуток времени до дедлайна так, чтобы он был как можно короче: конкретные планы на день стимулируют гораздо больше, чем конкретные планы на неделю.
«Дилетанты сидят и ждут вдохновения, остальные просто встают и идут работать».
Куда уходит время?
Если вы не понимаете, куда исчезает ваше время, то как же вы собираетесь его планировать для более оптимального использования? Куда оно девается? В сутках двадцать четыре часа. Сколько из них уходит у вас на работу или учебу, сколько на отдых и сколько тратится впустую? Обычно люди уверены, что отдают себе в этом отчет. Вот только так ли это?
Чтобы увидеть реальную картину того, как вы распоряжаетесь своим временем, можно в течение недели отмечать, сколько времени у вас расходуется на работу, на отдых и на «безделье». А затем посмотрите, соответствовали ли действительности ваши представления о том, на что тратятся минуты и часы, необоснованно радужными они были или, наоборот, слишком мрачными. Разумеется, скрупулезный учет времени – не самое веселое занятие, но результат заслуживает приложенных усилий.
Регистрация потраченного времени выполняет в общем-то две задачи. Первая из них – сформировать мотивацию к изменениям. Отмечать свое время не так-то легко. Но если вы поставили перед собой цель – устранить закоренелые привычки, то прежде, чем вы начнете вкладывать энергию в изменение своего поведения, постарайтесь прочувствовать, насколько это необходимо. Записывая в течение недели, чем вы занимаетесь, вы, может быть, заметите, что нужно срочно что-то менять. Или, напротив, поймете, что все «в пределах нормы». В таком случае вам ничто не мешает жить и трудиться как раньше. Но если вы тратите впустую больше времени, чем полагали, то – каким бы болезненным ни оказалось это открытие – оно может подтолкнуть вас к тому, чтобы изменить свою жизнь!
Вторая задача учета времени и его осмысления – возможность сделать изменения более прицельными. Внимательно отслеживая в течение недели-двух, куда уходит время, вы получите очень ценную информацию, которая позволит вам действовать точечно. Может быть, вы обнаружите, что у вас нет проблем с прокрастинацией, у вас просто слишком много дел. Или вы выясните, что гораздо больше времени, чем хотелось бы, «просаживаете» на соцсети и ролики в YouTube. Так или иначе, вы сможете применить эти знания, чтобы понять, что и как вам скорректировать. В первом случае вам надо избавиться от лишней работы: или делегировать часть своих задач, или отказаться от них вовсе. Во втором – вам нужно ограничить развлечения в интернете.
Вы думаете, что все совсем плохо или, наоборот, не так уж страшно? Проведите эксперимент с хронометражем и будете знать наверняка!
У Ибрагима своя фирма. Он сам себе хозяин и сам определяет, когда у него начинается рабочий день. «Я решил более рационально использовать свое время и неделю записывал, на что я его трачу. Честно говоря, я испугался. Мне казалось, что я работаю эффективно, но оказывается, по утрам я очень медленно раскачиваюсь. Сначала мне надо выпить кофе, потом проверить почту и почитать онлайн-новости, потом выпить еще одну чашку кофе и поиграть в игры на смартфоне. Из наблюдений за временем я узнал, что каждое утро начинаю работать не раньше половины одиннадцатого. Вдобавок я, уже приступив к работе, сразу же отвечаю на все письма и сообщения. Это отнимает очень много времени. Получается, я работаю не в полную силу. Теперь я хочу это изменить».
В конце этой главы вы найдете таблицу учета времени в течение суток. С ее помощью вы сможете фиксировать с точностью до часа, как вы распоряжаетесь столь ценным ресурсом. Необязательно отчитываться после каждого прошедшего часа. Можно, например, записывать количество прошедших часов при смене деятельности или установить для себя конкретное время, когда нужно сесть, вспомнить и записать все занятия на протяжении дня. Но имейте в виду, что чем реже или менее детально вы отмечаете свои дела, тем больше остается «временных пробелов» и тем менее информативным будет конечный результат, а ведь хронометраж предназначен для точного учета! Если вас не устраивает бумажный вариант, то, помимо предлагаемой таблицы, существует большое количество приложений для регистрации времени на компьютерах и мобильных устройствах. Кроме того, можно использовать документ в формате Excel.