Пример: 4Ч: Мне это нужно через 4 часа
♦ Сотрудничайте уверенно: читая сообщения, исходите из того, что у отправителя наилучшие намерения. Помните: нам не хватает сигналов языка тела и интонации, из-за чего мы можем неправильно истолковывать прямоту или скорость, принимая ее за грубость.
Вопросы для размышления
1. Какие неудачи в области цифровой коммуникации за последнее время имели место в вашей команде?
2. Можно ли отнести большинство сотрудников в вашей команде к цифровым аборигенам или цифровым иммигрантам или в ней поровну и тех, и других? Как это отражается на вашей цифровой коммуникации?
3. Вспомните, когда в последний раз рабочая переписка вызывала у вас беспокойство, замешательство или гнев. Почему? Оказались ли ваши чувства обоснованными, или ситуация была недоразумением?
4. С каким самым большим препятствием или раздражением вы сталкиваетесь ежедневно при цифровой коммуникации с другими членами команды?
Инструменты сотрудничества
Основные правила
♦ Общайтесь внимательно: создайте рекомендации по выбору канала, исходя из длины сообщения, ожидаемого времени отклика и объема передаваемой информации. Убедитесь, что эти рекомендации доступны для всей команды, особенно для новых сотрудников.
Пример: При обсуждении конфиденциальной информации о клиентах мы используем только наши корпоративные учетные записи электронной почты. Мы не передаем этот тип информации друг другу с помощью СМС, мгновенных сообщений или любых других цифровых каналов общения.
♦ Сотрудничайте уверенно: сформулируйте четкие ожидания в отношении временных рамок для каждого канала общения, включая время отклика, а также определите, можно ли использовать те или иные каналы общения в нерабочее время.
Пример: Отвечайте на все электронные письма по работе в течение 24 часов. Если вы не получили ответа в течение этого времени, свяжитесь с получателем по телефону или напишите СМС.
Пример: Не отправляйте текстовые сообщения, касающиеся работы, в период с 20:00 до 5:00, независимо от дня недели. Руководствуйтесь здравым смыслом, чтобы определить, является ли сообщение достаточно срочным, чтобы сделать исключение из этого правила.
♦ Демонстрируйте уважение: для каждого канала общения найдите несколько человек, которые лучше всего им владеют. Эти люди могут помочь вам создать рекомендации и правила, а также выступать в качестве своеобразных модераторов этого канала, мягко корректируя курс членов команды, которые выходят за рамки его надлежащего использования.
Вопросы для размышления
1. Сколько инструментов сотрудничества ваша команда использует ежедневно?
2. По вашему личному мнению, какие инструменты сотрудничества помогают лично вам добиваться успеха в работе? Подумайте о потенциальных причинах этого (многие из инструментов мы уже обсудили в этой книге). Они могут варьироваться от уровня знакомства с тем или иным инструментом до того, насколько вы склонны к официальности в общении.
3. Каких инструментов сотрудничества вы избегаете?
4. Есть ли в вашей организации кто-нибудь, кто особенно хорошо использует инструмент сотрудничества X или Y? Что они делают такого, чего не делаете вы?
5. Есть ли у вашей команды установленный набор правил относительно того, когда должен использоваться каждый из инструментов?