Тайминг:
♦ Эти каналы созданы для того, чтобы общение по ним было – угадайте! –
♦ Установите границы. Мгновенный характер этих каналов общения может вводить в заблуждение. Люди часто отправляют СМС и мгновенные сообщения в нерабочее время и всё равно ожидают быстрого ответа. Совершенно разумно установить границы. Если такое произошло в первый раз, то напишите, что вы ответите на сообщение, когда начнется ваш рабочий день.
Структура:
♦ Чем меньше элементов структуры, тем лучше. Это неофициальные каналы связи, а это означает, что здесь не нужна тема письма, официальное приветствие или заключительная формула – всё это слишком официально!
♦ Переходите сразу к делу. СМС и мгновенные сообщения еще больше, чем электронные письма, подходят для передачи информации, которая не требует личного разговора или телефонного звонка. Сообщения должны состоять максимум из двух-трех предложений.
♦ Выбирайте условные обозначения с умом. Используйте только аббревиатуры, которые широко известны и которые можно произнести вслух. Например, сокращения вроде «ОМГ» или «хз»[158] известны всем, но в профессиональном контексте разумно избегать их использования. С другой стороны, «спс» или «мб» («может быть»)[159] вполне подойдет для использования в рабочей переписке.
Хорошо: спс, до связи
Плохо: омг, ржунимагу
♦ Советы профессионала:
Создайте список стандартных сокращений: АСАП = ответьте как можно скорее, SOS = срочно, * = опечатка, и т. д.
♦ Не сообщайте конфиденциальную информацию с помощью СМС и мгновенных сообщений! Не забывайте, что даже защищенную шифрованием переписку можно сохранить в виде скриншота.
Когда следует переключиться с сообщений на другое средство связи?
♦ Не переключайтесь на другое средство связи, едва завладев вниманием получателя. Если вы отправляете кому-то СМС или мгновенное сообщение «Привет, у тебя есть минутка?», а потом понимаете, что придется написать целое эссе длиной в абзац, чтобы объяснить, что вам нужно, то, вероятно, следует изначально позвонить этому человеку или написать по электронной почте.
♦ Если дело достаточно неотложное, чтобы писать по этому поводу сообщение в нерабочее время (с 19:00 до 7:00), то, скорее всего, оно достаточно неотложное и для телефонного звонка. А если нет, то оно может подождать.
♦ Если вам нужно зафиксировать ход разговора в письменном виде, переключитесь на электронную почту.