Структура:
♦ Используйте строку темы, чтобы задать тон общения еще до того, как получатель откроет ваше электронное письмо. Строка темы, оставленная пустой, – это как минимум упущенная возможность, а некоторые получатели старшего поколения даже считают это признаком неуважения. Задумайтесь: как маркетологи электронной почты заставляют вас открыть их письмо? Ответ: с помощью броской темы, которая обещает вам скидку, распродажу или список интересных фактов. На работе нам всем приходится делать «промоушен» самим себе – так почему бы не попробовать сделать так, чтобы ваши запросы оказались у собеседника в числе приоритетов? Чтобы добиться этого, всегда начинайте письмо с конкретной и четкой темы, ориентирующей на действие.
♦ Говорите прямо. Конечно, не нужно сразу же повторять то, что написано в теме письма, однако без любезностей тоже вполне можно обойтись. По большей части в электронных письмах не стоит задавать вопросы типа «Как прошел день?» или интересоваться, как дела у детей. Переходите сразу к сути.
♦ Вычитывайте письма на предмет ясности, а не только на предмет ошибок. Неправильно понять электронное письмо может
Хорошо: Давайте удалим последнюю страницу и уменьшим общее количество страниц до 20
Плохо: Этот документ слишком длинный
Советы профессионала:
♦ Как можно реже используйте опцию «Ответить всем». Этот вариант необходим только в исключительных случаях, когда действительно нужно о чем-то информировать сразу всех сотрудников.
♦ Избавляйтесь от лишнего. Если цепочка писем продолжается уже больше трех или четырех «раундов», вся строка темы заполняется одними
♦ Избегайте тем, вызывающих беспокойство, таких как «Пожалуйста, позвоните мне» или «Зайдите в офис к генеральному директору». Это не то, что подразумевается под «ориентированностью на действия». Конечно же, выражайтесь кратко, но не забудьте включить необходимые детали, дающие достаточно полное представление о ситуации.
♦ Используйте ссылки. Если вам нужно добавить ссылку, вставьте ее в текст, выделив соответствующие слова и используя функцию вставки ссылки, предлагаемую
Когда следует переключиться с электронной почты на другое средство связи?
Выражайтесь кратко. Электронные письма длиной более пяти предложений обычно просматривают невнимательно! Для более сложных тем и заданий выберите телефонный звонок или очную встречу. Используйте маркированные списки, полужирный шрифт или курсив, а указание на конкретные действия в конце письма выделяйте цветом.
Дайте контекст. Может быть, вам или вашему собеседнику нужно больше информации о ситуации, чем можно предоставить по электронной почте? Если да, то лучше запланируйте личную встречу или телефонный звонок.
Уровень официальности в общении на рабочих местах неуклонно снижается, и по мере этого всё более популярным становится обмен СМС и мгновенными сообщениями. В этом разделе мы объединим две эти формы ускоренной цифровой коммуникации, поскольку используемые в них условные обозначения во многом схожи.
Аудитория:
♦ Это каналы, созданные для непринужденного общения. В целом общение с помощью этих средств больше всего подходит для получателей, с которыми у вас неформальные отношения. Условные обозначения, эмодзи, избыточное использование пунктуации, типичные для общения в СМС и мессенджерах, как правило, неуместны в официальном обсуждении. В профессиональной обстановке старайтесь писать полными предложениями (хотя полностью писать каждое слово не обязательно). Сокращения – это нормально.