III. Неважное, но срочное
IV. Неважное и несрочное (на задачи в этом квадрате редко стоит тратить время).
4) Когда разберетесь с основными принципами, попросите сотрудника распределить свои функции по квадратам. Нужно проследить, чтобы он не вписал все задачи в первый квадрат. Отметьте, что в этом квадрате не должно быть больше 5—10 пунктов.
5) После этого следует рассказать о том, как матрица будет применяться. Новые задачи распределяются по квадратам. Команде
Помимо навыков приоритизации, сотрудникам стоит развить привычку ежедневно планировать. Планирование эффективно снижает напряжение, характерное для фазы нагрева. Ниже мы приведем примеры, как ввести планирование в ежедневную практику нагревшихся сотрудников.
3. Подчеркните, что планировать важно и необходимо
• Посмотрите, когда и как сотрудники планируют свой рабочий день, какие инструменты и техники есть в их распоряжении. Спросите, как они работают с Outlook и похожими программами. Используйте доступные в сети лекции и материалы по тайм-менеджменту.
• Предложите работникам пользоваться электронными ежедневниками. Так они начнут выделять время на планирование, расстановку приоритетов и держать в голове общую картину.
• Спросите, как они пользуются почтой и электронным ежедневником. Что можно улучшить?
• Обсудите, что необходимо предпринять, если из-за внезапного аврала план придется изменить? Чем вы можете помочь? Можно ли установить общие правила на этот случай? В какой квадрат вы бы поместили непредвиденные обстоятельства?
• Как строить выполнимые и не чрезмерно оптимистичные планы? Стоит ли устраивать по этому вопросу еженедельные совещания?
Мы уже говорили, что нагревшиеся сотрудники часто отдают приоритет задачам, которые дают немедленный результат, в ущерб тем, что требуют долгой и упорной работы. Они хотят скорее начать что-нибудь делать и часто воспринимают планирование и приоритизацию как ненужные вещи, которые только мешают достичь результата.
4. Заверьте, что делать перерывы – нормально
В фазу нагрева перерывы часто сокращаются или совсем пропадают из расписания сотрудника. Пропустить обед и продолжить работать – обычное дело, поскольку практически весь день состоит из череды совещаний. Любое «окно», которое вы не отвели на обед, скорее всего, займет очередная встреча.
Тем не менее перерывы, даже короткие, – важная составляющая полноценного отдыха и восстановления.
Исследования показали, что короткие беседы на отвлеченные темы или прогулка в парке стимулируют выработку окситоцина и других гормонов, облегчающих стресс, а даже десятиминутный перерыв повышает качество выполняемой работы. Регулярные перерывы помогут достичь ощутимых изменений, особенно в работе с нагревшимися.
• Объясните, что для достижения высоких показателей необходимы перерывы. Профессиональные спортсмены тоже «подзаряжаются» перед важным соревнованием. В перерыве мы накапливаем силы и можем посмотреть на ситуацию свежим взглядом.
• На своем примере покажите полноправность перерывов: пригласите коллег на кофе или короткую прогулку.
• Не забывайте, что можно проводить встречи во время прогулок – совместить свежий воздух и физическую активность.
Подчеркивайте, что плотный рабочий график всегда должен дополняться полноценным отдыхом. Не забывайте отдыхать сами и служить живым примером в этом вопросе. Особое место в разговоре уделите важности «отключения» от работы. Подумайте, какие идеи можно подкинуть коллегам. Расскажите о том, как погуляли с семьей в лесу. Только учтите: не очень уместно рассказывать, что все выходные вы бежали ультрамарафон[17], – это могут расценить как пропаганду культуры высокой эффективности. Подберите примеры, с которыми коллеги смогут легко себя отождествить.